Pe scurt

• Legea nr. 290/2004 privind cazierul judiciar (art. 28, alin. 3¹, introdus prin Legea nr. 3/2023) prevede că, la cerere, certificatul de cazier judiciar se eliberează gratuit și în formă electronică, atât persoanelor fizice, cât și persoanelor juridice.
• În practică, serviciul electronic funcționează doar pentru persoane fizice. Pagina oficială a hub.mai.gov.ro dedicată persoanelor juridice, actualizată la 5 iunie 2026, precizează că în cadrul acestui serviciu nu se primesc și nu se transmit documente electronice.
• Ordinul comun care reglementează eliberarea electronică (nr. 150/21.085/2023) se aplică persoanelor juridice înscrise la Registrul Comerțului. Asociațiile și fundațiile, înregistrate la judecătorii, nu sunt nici măcar în sfera de aplicare a ordinului.
• Poliția Municipiului Rădăuți a refuzat telefonic o cerere semnată cu semnătură electronică calificată. IGPR ne-a confirmat în scris că o astfel de cerere trebuie primită. Certificatul, însă, se ridică tot de la ghișeu, pe hârtie.
• Nici IPJ Suceava, nici IGPR nu au indicat un termen pentru extinderea serviciului electronic la persoanele juridice.

Ce s-a întâmplat

În luna iulie 2026, Asociația Rădăuțiul Civic a contactat Poliția Municipiului Rădăuți pentru a transmite o cerere de eliberare a certificatului de cazier judiciar al asociației, semnată de reprezentantul legal cu semnătură electronică calificată, și pentru a primi certificatul în format electronic.

Ni s-a comunicat telefonic că acest lucru nu este posibil. Singurele variante: prezentarea fizică la sediul poliției sau transmiterea unei împuterniciri. Cu alte cuvinte, o cerere semnată electronic de președintele asociației nu era considerată o modalitate valabilă de identificare și de asumare a cererii.

Nu ni s-a părut în regulă, așa că în aceeași zi am adresat, în temeiul Legii nr. 544/2001, o cerere de informații de interes public către IPJ Suceava și IGPR, cu cinci întrebări: care este temeiul refuzului, dacă există vreo procedură internă, dacă a fost emis ordinul comun prevăzut de Legea nr. 3/2023, cum poate o persoană juridică să depună electronic cererea și să obțină documentul electronic, și care sunt canalele electronice disponibile.

Am primit două răspunsuri, ambele datate 17 august 2026: nr. 128.656 de la IPJ Suceava și nr. 407.650 de la IGPR – Centrul de Informare și Relații Publice.

Ce spune legea?

Legea nr. 290/2004 privind cazierul judiciar, art. 28 alin. (2): cererea-tip pentru persoana juridică se depune „electronic sau prin reprezentant legal, care trebuie să își dovedească calitatea”. Depunerea electronică este o modalitate de sine stătătoare, nu una condiționată de prezența la ghișeu.

Art. 28 alin. (3¹), introdus prin Legea nr. 3/2023: la solicitarea persoanelor fizice sau juridice, certificatul de cazier judiciar se eliberează gratuit și în formă electronică. Art. II al aceleiași legi obliga MAI și ministerul digitalizării ca, în termen de 6 luni, să stabilească prin ordin comun procedurile de eliberare electronică.

Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice (care a înlocuit, de la 8 octombrie 2024, Legea nr. 455/2001 și OUG nr. 38/2020) și Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS): semnătura electronică calificată produce aceleași efecte juridice ca semnătura olografă, iar autoritățile și instituțiile publice au obligația să accepte documente electronice astfel semnate. Nerespectarea acestei obligații constituie contravenție.

Ce ne-au răspuns instituțiile?

Răspunsurile IPJ Suceava și IGPR sunt aproape identice ca fond și conțin trei informații utile:

1. Cererea semnată electronic trebuie să fie acceptată. IGPR confirmă expres că cererea pentru eliberarea certificatului de cazier judiciar al persoanei juridice, însoțită de celelalte documente și semnată cu semnătură electronică calificată, se primește în temeiul art. 28 alin. (2) din Legea nr. 290/2004 și al art. 3 alin. (2) și art. 4 din Legea nr. 214/2024. Poate fi depusă la orice unitate sau subunitate de poliție cu ghișeu de cazier judiciar. Aceasta este, practic, contrazicerea a ceea ce ni s-a comunicat telefonic la Rădăuți. Refuzul nu avea temei legal.

2. Ordinul comun există, dar e incomplet. A fost emis Ordinul MAI-MCID nr. 150/21.085/2023, modificat prin Ordinul MAI-MEDAT nr. 113/1.655/2025. Cu toate acestea, el se aplică doar „persoanelor juridice înscrise în evidenţele Oficiului Naţional al Registrului Comerţului, denumite în continuare beneficiari.”, deci nu și asociațiilor și fundațiilor. Am transmis o solicitare către Ministerul Afacerilor Interne și Ministerul cercetării, inovării şi digitalizării întrebând de ce nu au fost incluse și asociațiile și fundațiile în acest ordin.

3. Certificatul nu se eliberează electronic persoanelor juridice. In prezent, persoanele juridice nu pot obține certificatul în format electronic; „până la automatizarea completă a Hub-ului de servicii hub.mai.gov”, acesta poate fi ridicat doar prin prezentare fizică la ghișeu.

Ce nu ne-au răspuns instituțiile?

Cererea noastră avea cinci întrebări. Răspunsurile acoperă două și jumătate.

Nu ni s-a comunicat temeiul legal al refuzului de la Poliția Municipiului Rădăuți (întrebarea 1). Răspunsul IGPR arată, indirect, că nu există unul.

Nu ni s-au comunicat motivele pentru care, la trei ani și jumătate de la Legea nr. 3/2023:

• eliberarea electronică nu funcționează pentru persoane juridice (întrebarea 3). Formula „până la automatizarea completă” este o amânare fără dată.
• ordinul comun nu cuprinde și această categorie de persoane juridice.

Nu ni s-a indicat niciun canal electronic la nivelul Poliției Municipiului Rădăuți (întrebarea 5). Ni s-a comunicat doar adresa [email protected] a IPJ Suceava, „afișată pe pagina proprie de internet”.

Contradicții în informațiile publice

hub.mai.gov.ro versus IGPR. Pagina oficială a Hub-ului MAI pentru serviciul „Obținerea certificatului de cazier judiciar – persoane juridice”, menționează spune, negru pe alb, la secțiunea „Documente electronice”: nu se gestionează (primesc/transmit) documente în format electronic în cadrul acestui serviciu public. Gradul de sofisticare declarat al serviciului: 2 din 5, adică „interacțiune unilaterală” (poți descărca formularul). Procent de digitalizare: 30%. Beneficiari declarați: „mediul de afaceri”. ONG-urile nu apar.

Deci IGPR ne spune în scris că cererea electronică se primește, iar portalul oficial al MAI spune că nu se primesc documente electronice. Un ONG care citește pagina Hub-ului va conclude, corect, că trebuie să meargă la ghișeu. Un polițist de la ghișeu care citește aceeași pagină va refuza, ca la Rădăuți, cererea electronică.

Ordinul din 2023 și cine lipsește din el. Ordinul nr. 150/21.085/2023 stabilește la art. 2 că se aplică persoanelor fizice cu cetățenie română și persoanelor juridice „înscrise în evidențele Oficiului Național al Registrului Comerțului”. Asociațiile și fundațiile nu sunt înscrise la Registrul Comerțului. Sunt înscrise în Registrul asociațiilor și fundațiilor, ținut de judecătorii. Așadar, chiar și în ziua în care Hub-ul va fi „complet automatizat” pentru persoane juridice, ONG-urile riscă să rămână pe dinafară, pentru că ordinul, în forma actuală, nu le include. Modificarea din 2025 (Ordinul nr. 113/1.655/2025) a simplificat înregistrarea și autentificarea în platformă, dar nu a schimbat această situație.

Promisiunea din 2023. La lansarea proiectului-pilot, în februarie 2023, Ministerul Cercetării, Inovării și Digitalizării anunța public că serviciul va fi extins la persoanele juridice „până la finalul lunii iulie 2023”. Suntem în august 2026.

Cifrele. Potrivit aceleiași pagini a Hub-ului, în 2025 au fost emise 71.998 de certificate de cazier judiciar pentru persoane juridice. Fiecare dintre ele a presupus deplasarea unei persoane la un ghișeu.

De ce contează pentru ONG-uri?

Certificatul de cazier judiciar al persoanei juridice este un document cerut frecvent: la depunerea de proiecte cu finanțare nerambursabilă (fonduri europene, granturi naționale, programe ale autorităților locale), la contractări cu instituții publice, la unele acreditări și autorizări. Are o valabilitate de 6 luni, deci o organizație activă îl solicită de mai multe ori pe an.

Pentru o firmă cu personal administrativ într-un oraș mare, un drum la ghișeu este o pierdere de câteva ore. Pentru un ONG mic din mediul urban mic sau chiar dintr-o comună, devine o barieră reală. Împuternicirea (anexa nr. 38) rezolvă doar parțial problema: tot trebuie să existe cineva disponibil, tot trebuie printat, semnat, dus, ridicat, scanat.

Ce solicităm?

1.  MAI și MEDAT să comunice un termen pentru extinderea serviciului electronic la persoanele juridice.
2.  Modificarea Ordinului nr. 150/21.085/2023, astfel încât să includă expres asociațiile, fundațiile, federațiile și celelalte persoane juridice fără scop patrimonial înregistrate la instanțe, nu doar persoanele juridice de la Registrul Comerțului.
3.  Corectarea paginii hub.mai.gov.ro pentru persoane juridice, ca să reflecte ceea ce IGPR ne-a confirmat în scris: cererea semnată cu semnătură electronică calificată se primește.
4.  IGPR să transmită o circulară către toate unitățile cu ghișeu de cazier judiciar, ca nicio structură de poliție să nu mai refuze cereri semnate electronic, cum s-a întâmplat la Rădăuți.

Vom transmite acest articol, împreună cu cererea și răspunsurile primite, către MAI, MEDAT. Vom reveni cu răspunsurile.

Cum obții cazierul judiciar al asociației în 2026?

Până când serviciul electronic va funcționa, iată ce poți face, pe baza răspunsurilor oficiale primite.

Ce documente trebuie

• Cererea-tip pentru persoană juridică (anexa nr. 35 la HG nr. 345/2010), completată și semnată de reprezentantul legal.
• Dovada calității de persoană juridică și de reprezentant legal: încheierea/sentința civilă de înființare și certificatul de înscriere în Registrul asociațiilor și fundațiilor (în original, conform paginii Hub-ului), plus, dacă e cazul, actul de schimbare a denumirii.
• Actul de identitate al persoanei care depune și ridică documentele.
• Dacă nu merge reprezentantul legal: împuternicirea (anexa nr. 38 la HG nr. 345/2010), înregistrată la nivelul asociației.

Varianta 1: cererea electronic, ridicarea fizic

IGPR a confirmat că cererea și documentele anexate, semnate cu semnătură electronică calificată, se pot depune electronic la orice unitate de poliție cu ghișeu de cazier judiciar. Pentru județul Suceava, de exemplu, adresa oficială este [email protected]. Recomandăm să menționezi în e-mail art. 28 alin. (2) din Legea nr. 290/2004 și adresa IGPR nr. 407.650 din 17.08.2026 (publicată mai sus). Certificatul se ridică apoi de la aceeași unitate, pe hârtie, de către reprezentantul legal sau împuternicit.

Avantajul: cererea este deja înregistrată și verificată când ajungi la ghișeu. Dezavantajul: tot ajungi la ghișeu.

Varianta 2: totul la ghișeu

Reprezentantul legal sau împuternicitul se prezintă cu documentele de mai sus la orice subunitate de poliție cu ghișeu de cazier judiciar (nu trebuie să fie cea de la sediul asociației). Certificatul se eliberează gratuit, de regulă pe loc, în cel mult 3 zile lucrătoare, și este valabil 6 luni.

Dacă ți se refuză cererea electronică

Solicită refuzul în scris, cu indicarea temeiului legal. Invocă art. 28 alin. (2) din Legea nr. 290/2004, art. 3-4 din Legea nr. 214/2024 și răspunsul IGPR nr. 407.650/17.08.2026. Refuzul de a primi un document semnat cu semnătură electronică calificată este contravenție potrivit art. 25 și art. 32 din Legea nr. 214/2024 și se sancționează cu amendă între 5.000 și 50.000 lei.